Comment réagir à une réservation?

Vous utilisez le système de réservation de Gîtes avec une ou plusieurs annonces. Or, le traitement administratif des réservations est effectué par Gites : le contrat de loyer, l'encaissement des acomptes du montant de la location et la gestion du calendrier de ces réservations se font par le système de Gites. Si vous recevez des réservations autres que par biais de Gites, vous devez bloquer ces periodes dans votre calendrier.

Demande d'information ou réservation

Il y a une différence entre une demande d'information et une demande de réservation. Vous pouvez le voir dans la ligne d'objet de l'e-mail. S'il s'agit d'une demande d'information, vous pouvez répondre par e-mail.

Cependant, une demande de réservation doit toujours être évaluée et offerte via votre espace client sur le site Web de Gites. Ce n'est pas possible de l'offrir par l'email! Dans l'e-mail de réservation, vous trouverez un lien vers la page de gestion de la réservation.

Parfois, une demande d'information et votre réponse à cette question mènent à un accord sur une réservation. Cependant, la réservation doit encore être activée en cliquant sur le bouton rouge "Faire une réservation!" dans votre annonce. C'est seulement de cette façon que le processus de réservation est lancé.

Je reçois une demande de réservation, quoi faire?

Vous recevez une demande de réservation via l'e-mail. Le sujet indique clairement qu'il s'agit d'une demande de réservation. Vous devez offrir ou annuler cette réservation dans les 48 heures.

Il y a un lien dans l'e-mail de la demande de réservation. Si vous cliquez sur le lien, vous serez redirigé vers votre espace client sur Gites et vers la réservation correspondante. Vous devrez peut-être encore vous connecter. Sur la page de réservation, vous verrez un aperçu de cette réservation. Toutes les informations pertinentes sont indiquées. Aux «frais de réservation», vous verrez une facture pro forma pour votre locataire. En ce moment, vous pouvez ajouter des coûts supplémentaires ou des réductions.

En cliquant sur le signe + une nouvelle ligne s'ouvre où vous pouvez saisir des couts supplémentaires ou des réductions. Lorsque vous avez saisi le montant, vous cliquez à côté du formulaire, et le montant est inclus dans la facture.

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Sur le côté droit de la page, vous verrez le bouton 'offre de réservation' dans un champ jaune

Lorsque vous avez terminé avec l'entrée, vous pouvez cliquer sur le bouton «Post booking». Vous allez ensuite à la page d'expédition où vous pouvez ajouter des commentaires à la réservation. Ces commentaires sont inclus dans l'aperçu en ligne de la réservation pour le locataire et pour vous en tant que propriétaire. Vous pouvez donc inclure ici tous les accords relatifs à la location.

Enfin, vous cliquez sur le bouton "Offre de réservation" et il y a un e-mail à votre locataire. Cela a maintenant 48 heures pour effectuer la réservation en faisant un acompte (30%). Une fois le dépôt effectué, Gites mettra le calendrier «indisponible» pour la période réservée. Les gîtes rappelleront au locataire si le prochain versement doit être payé. Vous pouvez afficher l'état de la réservation dans l'environnement de gestion.

Quoi faire ....

  • Il est important que votre disponibilité soit correcte et que les tarifs aient été correctement saisis; une réservation ne peut être demandée que si la période est disponible et qu'un prix pour la période demandée peut être calculé (voir tarifs comment et quoi).
  • Si vous recevez des réservations via d'autres sources, il est important de les inclure dans le calendrier.
  • Répondez le plus rapidement possible aux questions d'information et aux réservations. Les réservations ne peuvent être évaluées et proposées que via le lien menant à l'espace client de vos annonces sur Gites.
  • Vous pouvez recevoir plus d'une réservation pour la même période. Dans ce cas, vous devez annuler la demande de réservation que vous ne pouvez pas honorer. Faites-le toujours en donnant la raison, pour éviter toute frustration chez le locataire (car selon votre annonce, votre maison était disponible et à réserver).
  • Vérifiez si la demande de réservation est complète et ajoutez des frais supplémentaires ou des réductions. Une fois la réservation proposée, elle ne peut plus être modifiée.

Et quoi ne pas faire ...

  • Lorsque vous recevez une demande de réservation, il est important de ne pas ajuster le calendrier pour cette période. Pour être en mesure d'offrir une réservation, la période doit être libre.
  • Ne laissez pas une réservation expirer sans communiquer. Si vous savez que vous ne pouvez pas honorer la réservation, annulez-la. Cela nous empêche de devoir vous rappeler et peut-être vous appeler.
  • La confirmation d'une demande de réservation par courrier ne fonctionne pas. Le locataire sait alors que vous êtes d'accord, mais le système ne peut pas le traiter. Toujours confirmer ou annuler une réservation via l'espace client, onglet réservations.
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